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Pourquoi votre plan de tirage est nul et 5 conseils pour que votre prochain ne le soit pas
Pré-tirage
L’une des meilleures choses que vous pouvez faire pour vous assurer que votre plan de tirage ne déraille pas est de faire un plan de tirage préliminaire avec seulement l’équipe de projet, avant d’en faire un avec tous les partenaires commerciaux présents.
En discutant de l’enchaînement des travaux en tant qu’équipe de projet, vous pouvez créer des plans de flux/phasage pour les métiers avant le plan de tirage afin qu’ils puissent réfléchir aux durées en fonction du phasage proposé. Cet exercice permettra également à vos équipes de créer une » antisèche » des durées prévues. Ainsi, si les durées du contremaître du partenaire commercial commencent à sembler longues, votre équipe sera prête à poser les bonnes questions pour s’assurer qu’aucun flottement n’est intégré dans les durées des activités. Pour en savoir plus, suivez attentivement les conseils suivants :
La dernière étape de la réalisation d’un plan interne de pré-tirage , le plan de masse, consiste à répondre aux questions ci-dessous afin d’articuler clairement les éléments suivants :
- la date, l’heure et l’objectif du plan de tirage ;
- les attentes autour des personnes qui devraient être présentes et de la contribution de chacun ;
- les réflexions préliminaires autour du phasage et du flux de travail ;
- le niveau de détail souhaité qui devrait être décrit pour chaque activité.
Confirmez la participation
Une fois qu’un plan interne de pré-pull est terminé et que l’équipe de projet s’est alignée sur le flux de travail et le phasage, l’étape suivante consiste à envoyer l’invitation par courriel aux partenaires commerciaux. La façon la plus simple de s’assurer que votre plan d’attraction est nul est d’avoir une faible participation ou d’avoir les mauvais participants dans la salle. Cela peut facilement se produire lorsque l’invitation est envoyée seulement quelques jours avant la réunion.
Dans notre expérience, une grande participation se produit lorsque l’invitation à la réunion est envoyée deux semaines avant la réunion du plan d’attraction pour s’assurer que tout le monde a le temps de prendre ses dispositions pour y assister. Dans l’email, soyez clair sur les points suivants :
- La date, l’heure et la durée de la session de pull plan ;
- Le lieu du pull plan (soit un lieu physique, soit virtuel) ;
- Le jalon sur lequel on tire un trait ;
- Vos attentes autour de qui doit assister et ce que chaque personne va contribuer ;
- Les pensées préliminaires de votre équipe autour du phasage et du flux de travail ;
- Le niveau de détail souhaité qui devrait être décrit pour chaque activité.
Facilitez, ne dictez pas
Les meilleures sessions ont un facilitateur fort. Que vous fassiez appel à des membres de l’équipe interne ou à quelqu’un d’externe au projet, n’oubliez pas que la planification en flux tiré nécessite une forte collaboration entre les corps de métier pour discuter des transferts et des engagements. Si le chef de projet ou le surintendant facilite le plan tiré, assurez-vous qu’il n’essaie pas de dicter les activités, cela peut donner lieu à un plan peu fiable si le contremaître du métier se sent sous pression et accepte à contrecœur ce qu’on lui dit.
Documentez et distribuez rapidement
À mon avis, l’une des parties les plus gaspilleuses de la planification en flux tiré est le “retravail” consistant à devoir documenter les cartes autocollantes et à réintégrer les activités, les durées et les prédécesseurs dans le planning principal. Au fil des années, nous avons eu beaucoup de succès dans le plan de tirage, mais nous avons échoué lors de l’exécution parce que notre équipe de projet n’a pas mis à jour son calendrier principal ou n’a pas distribué l’information tirée via la planification look-ahead en temps opportun après la session de tirage.
